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Teamstudio Usage Auditor reports the following categories of usage:

  • Overall applications usage
  • User-specific usage
  • Agent-specific statistics


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At each level, the total activity counts and last access dates are shown.  For more detail on how activity counts are collected, see Usage Auditor Data Collection.

The Database document also shows information on the number of Unique Users, User Days, and if appropriate the last date on which the Users table was reset.

The Users table may be reset from time to time on Database documents for applications with a large number of users.  This occurs because of size limits in Notes documents, and also affects the Unique Users count.  For more information on User table resets, see below.


Status Indicators

Usage Auditor displays visual indicators in views when certain situations have occurred during data collection and reporting:

  • ! - A single exclamation point indicates that the server was unavailable at the time of the last scan.  A warning message also appears in the database document.  This indicator will be cleared on the next successful scan.
  • !! - Double exclamation points indicate that an error occurred processing statistics for the specific database.  Error information is listed in the database document.
  • + - A plus sign following the Unique Users columns indicates that the database document has been reset or marked ignore, and the actual count may be higher than indicated in the view.  See the section that follows for more information in Unique Users and Resets.

 


User Usage, Unique Users, and Resets

Usage Auditor’s focus is providing insight into the usage patterns of Domino applications to support IT decision making processes, for example, identifying unused or lightly used applications for retirement, or high use applications that require prioritization.

To provide a simple, consolidated view of databases statistics, and allow for a large number of servers and applications to be reported on in a single Usage Auditor instance, application statistics are maintained in a single document.

As a result, a limited number of user statistics can be recorded at the database level, due to the fact that Notes supports a maximum of 64K of “summary data” per document.

When the table of users stored in the Database document nears this limit it either resets the table, or ignores (stops collecting) user activity for the database, depending on the configuration options for the server being scanned.

 

Resets

If the configuration specifies that the User table should be reset when the limit is hit, Usage Auditor will clear the table of all values, and begin tracking users again, starting with the an entry for the user’s name whose addition necessitated the reset.  

If a Database document has been reset, the date of the reset is listed in the summary information.


Ignore

If the configuration specifies that user activity should be ignored after the limit is hit, the Database document will be marked as being “ignored” and user level tracking will cease.  The User table will not be updated and will be hidden.  Database level counts will continue to be updated while the document is ignored, and the document can be filtered from Database views.

Databases can be manually marked as Ignore via Actions > Mark selected as ‘Ignore’ action.  This is useful for preventing tracking on applications, and filtering those applications from Database views.


Unique Counts

Note that Unique Users counts are affected by reset/ignore events since they are calculated based on the User table.  

When a database document has been reset, the Unique User count will reset as well, however the database document will also display the Unique User count prior to the reset.  The database views will show the higher of the two counts, followed by a plus (+) sign, to indicate that the total unique count may be higher

If a database is marked Ignore, either manually, or by hitting the user table limit, Unique Users will no longer be tracked; A plus (+) sign will be displayed following the Unique Count in views to indicate that the total unique count may be higher


For information on configuring servers to Ignore or Reset when this limit is hit, see the section on Cutoff Action in Configuring Usage Auditor.

 

Removing User Activity

When database documents are selected, user activity for specific users can be removed via the Actions > Remove User... action.  This action is helpful when you have chosen not to track a particular user's activity at the database level, and wish to remove that user's activity from database documents that include the user.  For more information on disabling user tracking, see User Usage Statistics.

When a user is removed from selected database documents, the user's activity counts are removed from the total Web Activity, Notes Activity, and Unique User counts.  Other statistics, such as Total Days Used, cannot be accurately adjusted after the fact, and remain unchanged.

 

 

 


Sv translation
languageja

Teamstudio Usage Auditor 以下の利用状況の分類を行いレポートします:

  • アプリケーション利用の全体
  • 利用ユーザーの利用状況
  • エージェントによるアクセスの統計

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それそれのレベルで、アクティビティの総カウントと最終アクセスの日付が表示されます。アクティビティのカウントがどのように収集されるかの詳細は Usage Auditor Data Collection を参照してください。

Database 文書はまたユニークユーザーとユーザーが使用した日数、User List テーブルがリセットされた場合には最終日が表示されます。

Database 文書の User List テーブルはユーザーは、アプリケーションが多くのユーザーでアクセスされた場合にリセットされている可能性があります。Notes 文書のサイズ制限上の理由で、ユニークなユーザーのアクセスカウントに影響を及ぼします。User List テーブルのリセットに関しての詳細は後述をを参照してください。

状況インジケーター

Usage Auditor では、ビューの中にインジケーターを表示するようになっており、データ収集やレポート中に発生する状況によって表示を変えています:
! - ビックリマークがひとつの場合、最後にスキャンを実施した際、サーバーが利用不可になっていた場合に表示されます。警告のメッセージも同時に Database 文書に表示されます。このインジケーターは次にスキャンが成功した場合にクリアされます。
!! - ビックリマークがふたつ表示された場合、特定のデータベースにおいて統計プロセスを実行中にエラーが発生した場合に表示されます。エラーの情報は、Database 文書にリストされます。
+ - プラスのサインは Database 文書がリセットされたか無視されるようフラグが立ったときに表示されます。実際のカウント数が制限値に到達してビューに表示されている可能性もあります。ユニークユーザーとリセットに関してはこのセクションの説明の続きを確認してください。

ユーザー利用状況、ユニークユーザー、リセット
Usage Auditor の狙いは、利用していない、あるいは利用が少ないアプリケーションをリタイアしたり、使用頻度の高いアプリケーションの順位付けをしながら IT の意思決定支援プロセスを支援する Domino アプリケーションの利用パターンにおける洞察を提供することです。

単純かつ、よくまとめられたデータベース統計のビューを提供するため、そして複数サーバー上の数多いアプリケーションを Usage Auditor ひとつに集約してレポートし、アプリケーション毎の統計はデータベースひとつに対してひとつの文書で統計を更新しています。

その結果、文書ひとつに対して最大 64K のサマリーデータをサポートする Notes の制約から、数が限られた形でユーザー統計情報をデータベースレベルで記録しています。
Database 文書内に格納されたユーザーのテーブルが制限値に到達した際、テーブルをリセットするか、データベースのユーザー利用を無視(収集の停止)を行います。これはスキャンが実行されるサーバーに対する設定オプションによって動作が異なります。

リセット
設定上、制限値に到達した際に User List テーブルがリセットされるように指定した場合には、Usage Auditor はテーブル上のすべての値をクリアし、再度ユーザーの追跡を新たに発生したユーザーから開始します。

Database 文書がリセットされた場合にはリセットした日がサマリー情報に記録されます。

無視
設定上、制限値に到達した後、ユーザーアクティビティの追跡を無視するように指定した場合には、この Database 文書は「無視」とフラグが立ち、ユーザーレベルでの追跡は終了します。User List のテーブルは今後更新されることはなく、非表示になります。データベースレベルでのカウントだけは、無視の状態でも継続されますが、Database ビューからはフィルターがかかって表示されなくなります。

データベースは手動でも無視にフラグを立てることが出来ます。「アクション」>「Mark selected as 'Ignore'」アクションを使用します。意図して追跡したくないアプリケーションがある場合には Database ビューから非表示にできるのでとても便利です。

ユニークカウント
ユニークユーザーのカウントはリセット/無視のイベントによって左右されます。なぜなら、User List テーブルに基づいて計算されているからです。

Database 文書がリセットされた場合、ユニークユーザーのカウントもリセットされます。Database 文書にはリセット前のユニークユーザーのカウントも表示します。Database ビューでは、このどちらか数の多いほうをプラス(+)記号付きで表示するようにしています。ビューで見たときにプラス記号があった場合には、実際のユニークユーザーはその値よりも多いということに注意してください。

手動にせよ、制限値に到達したにせよ無視にフラグが立っている場合には、ユニークユーザーは追跡を行いません。ビューではユニークカウントの横にプラス(+)記号が尽きますが、これは総合計のカウントはこれよりも大きいということを示しています。

サーバー設定上の制限値に到達した際のリセットや無視に関する詳細の情報は、Configuring Usage AuditorCutoff Action を参照してください。

ユーザーアクティビティの削除
Database 文書を選択して、「アクション」>「Remove User...」アクションを実行すると、指定したユーザーのユーザーアクティビティを削除できます。このアクションはデータベースレベルで特定のユーザーのアクティビティの追跡をやめたている状態で、そのユーザーの Database 文書からそのユーザーのアクティビティの記録を削除したいときに有効です。ユーザー情報の追跡の無効化に関する詳細は User Usage Statistics を参照してください。
選択したデータベース文書からあるユーザーを削除した場合、そのユーザーの Web アクティビティ、Notes アクティビティ、ユニークユーザーのそれぞれのアクティビティのカウントも削除されます。その他の統計値、例えば使用した日数の総合計などは、今後正確に調整できないことから、変更しないようにしています。